Beranda > Publikasi > Artikel

Aspek Legal dalam Akses Informasi dari Arsip

13 Febuari 2017 14:59 by

© Sub Bagian Publikasi dan DokumentasiArsip Nasional Republik Indonesia

Aspek Legal dalam Akses Informasi dari Arsip

(Oleh: Krihanta)

Keberadaan dan efektivitas suatu pusat dokumentasi dan informasi sepertiPerpustakaan, Pusat Dokumentasi dan Pusat Arsip Statis salah satunya ditandai dengantingkat akses terhadap materi yang disimpan dan kelola. Namundalam akses terhadapArsip Statis lebih kompleks dan banyak aspek terkait jika disbanding dengan akses diperpustakaan dan pusat dokumenytasi. Aspek yang sangat rumit dan menjadi bahankajian serta perdebatan adalah aspek legal atau aspek hukum. Di Perpustakaan aspeklegal yang terkait yang paling dominan adalah masalah hak cipta (copyright), namun jikaakses terhadap arsip khususnya aspek legal yang terkait meliputi Undang-undang tentangKebebasan Memperoleh Informasi (KMI) dan kemudian berkembang menjadiKebebasan Memperoleh Informasi Publik (KMIP) atau Freedom of Information Act(FOI); Rahasia Pribadi (Privacy); Rahasia Negara (Secrecy); serta terkait denganUndang-undang Kearsipan suatu negara (Archival Act). Perbedaan mendasar antara arsipdan bahan pustaka dalam hal akses dikarenakan tujuan awal terciptanya arsip dan bahanpustaka; bahwa arsip tercipta bukan untuk di sebarluaskan (unpublish), sementara bukuumumnya diciptakan untuk disebarluaskan (publish). Aspek legal terkait dengan aksesmerupakan bahasan yang menarik karena tingkat dan aturan akses di setiap negaraberbeda-beda dan bervariasi serta terkait dengan aspek politik budaya dan psikologi dansejarah suatu bangsa.Undang-undang Kearsipan (Archival Act)Masalah akses terhadap arsip baik dinamis maupun statis berbeda-beda untuk tiapNegara yang dipengaruhi oleh factor psychologis, politis dan serta aspek budayamasyarakat suatu negara. Dalam undang-undang arsip statis (Archival Act) di beberapanegara akses terhadap arsip statis terdapat aturan masa tertutup (close) arsip sejakdiciptakan memenuhi beberapa tahun tertentu sampai arsip tersebut dibuka (disclose)dan dapat diakses masyarakat (public). Masa tertutup tersebut berbeda-beda untuk setiapnegara, seperti :© Sub Bagian Publikasi dan DokumentasiArsip Nasional Republik Indonesia20 tahun di Israel, Kamerun, Zambia, Botswana;30 tahun di Inggeris (PRO), Gambia, Kenya, Tanzania, India serta Australia;35 tahun di Swiss(arsip federal), Lesotho;45 tahun di Austria50 tahun di Cekoslowakia, Denmark, Ghana, Pantai Gading, Madagaskar dan Nigeria(Eric Katelaar, 1985: 83). Kemudian Australia 25 tahun, Malaysia 25 tahun,Akses tersebut juga berbeda-beda untuk tiap kategori arsip. Di Perancis akses yangberkaitan dengan medical record 150 tahun, arsip judicial dan notariat , statistic arsipyangt mengandung data personal setelah 100 tahun dan personal file setelah 120 tahun.Sementara arsipDi beberapa negara dalam Archives Act-nya tidak ditetapkan waktu tertentu usiaarsip yang dapat diakses, seperti di Jepang, Itali, Zaire dan Indonesia tapi umumnya padamasa retensi arsipnya ada yang lebih dari 30 tahun sehingga dapat diakses. Indonesiadalam undang-undang kearsipan (Undang-undang Nomor 7 tahun 1971, Undang-undangNomor 9 tahun 1997) belum tercantum tentang akses secara jelas dan tidak ada potokansetelah berapa tahun arsip tercipta baru dapat diakses. Dengan kata lain undang-undangkearsipan Indonesia belum mencantumkan secara eksplisit aturan tentang akses terhadaparsip, namun pada prakteknya akses tidak berdasarkan usia arsip tetapi tergantung nilaiguna arsip. Jika masa simpan dinamis sudah selesai dan pada arsip tersebut terdapat nilaisekunder menjadi arsip statis, maka umumnya arsip statis tersebut yang berada di ArsipNasional RI atau di Lembaga Kearsipan Daerah dapat diakses masyarakat pengguna(user).Kebebasan Memperoleh Informasi (Freedom of Information Act) vs RahasiaNegara (Secret Act)Aspek legal lain yang sangat terkait dengan akses baik terhadap arsip statis dandinamis adalah undang-undang kebebasan memperoleh informasi. Munculnya bahasantentang undang-undang kebebasan informasi akan sangat berpengaruh terhadappembahasan tentang kearsipan. Arsip dinamis yang selama ini sifatnya tertutup dapat© Sub Bagian Publikasi dan DokumentasiArsip Nasional Republik Indonesiamenjadi terbuka dibawah undang-undang kebebasan memperoleh informasi. Di berbagainegara aturan tentang hal ini dalam berbagai nama seperti Freedom of the Press Act(Swedia), Open Files Act (Denmark), Freedom of Information (Amerika Serikat), TheRight of Information Act, Access to Information Act dan di Indonesia aturan tersebutdisebut dengan Kebebasan Memperoleh Informasi Publik (KMIP). Negara yang pertamakali menerapkan undang-undang yang berkaitan dengan kebebasan memperolehinformasi tersebut adalah Swedia dengan Freedom of Information Act tahun 1766. DiAsia, sama halnya dengan sebagian besar negara lain di wilayah Asia Tenggara, dimanahanya Thailand yang telah memiliki undang-undang kebebasan memperoleh informasiini.Usulan dibahasnya undang-undang tentang KMIP di Indonesia awalnya digagasoleh LSM khususnya ICEL (Indonesian Center for Environmental Law), (kemudianpada proses selanjutnya didukung oleh banyak LSM bulan November 2000 berdiriKoalisi KMI yang terdiri dari 30 organisasi lainnya). Ketua ICEL Mas Ahmad Santosaberpendapat bahwa ‘Pemerintah yang terbuka mendorong pula terwujudnyapemerintahan yang bersih dari korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN). Keterbukaanmencegah penyalahgunaan wewenang maupun penyimpangan (Kompas, 31 Agustus2000; 8). Sementara politikus Andi Mallarangeng mengatakan bahwa ‘Kebebasan warganegara mendapatkan informasi dari lembaga-lembaga negara atau institusi pemerintahmutlak diperlukan. Selain untuk transparansi, kebebasan warga negara mendapatkaninformasi merupakan bagian dari counter intelligence (intelijen balasan) warga negaraterhadap pemerintah (Kompas, 5 Februari 2002;19). Sementara itu menurut Bullpemerintah seharusnya bisa memberi kesempatan kepada masyarakat yang ingin tahuada apa di balik layar (What happened behind the scene). Tidak hanya terhadap arsipstatis yang bersifat terbuka tapi juga mengurangi tradisi kerahasiaan resmi. (Bull, Citra,1997:24)Pandangan perlunya kebebasan memperoleh informasi juga telah dicantumkandalam beberapa undang-undang. Pada UUD 1945 perubahan kedua pasal 28fdisebutkan; “Setiap orang berhak untuk berkomunikasi, dan memperoleh informasi untukmengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya serta berhak untuk mencari,memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan© Sub Bagian Publikasi dan DokumentasiArsip Nasional Republik Indonesiamenggunakan segala jenis saluran yang tersedia.” Dalam beberapa peraturan sebenarnyasudah dijamin hak masyarakat untuk akses informasi seperti akses informasi tentang tataruang pada Undang-undang Nomor 24 tentang Tata Ruang; informasi tentanglingkungan hidup pada Undang-undang Nomor 23 tahun 1997 tentang PengelolaanLingkungan Hidup serta informasi yang benar, jelas, jujur mengenai kondisi danjaminan barang dan atau jasa pada Undang-undang Nomor 8 tahun 1999 tentangPerlindungan Konsumen. (Sulastio, makalah pada Diskusi KMIP di Universitas PetraSurabaya, 8 Februari 2006)Namun upaya melahirkan undang-undang tersebut memakan waktu danpembahasan panjang karena berkaitan dengan kepentingan pihak yang berkaitan denganinformasi tersebut serta institusi yang menyimpannya. Setelah dibahas selama dua tahun,baru pada tahun 2002 Koalisi KMIP menghasilkan draft RUU Kebebasan MemperolehInformasi yang diadopsi oleh DPR pada Maret 2002. Kemudian disetujui menjadi draftRUU KMIP di DPR pada rapat 5 Juli 2005 namun pada 7 Maret 2006 baru dibahaspemerintah dan DPR.Munculnya undang-undang KMIP memicu pula lahirnya usulan untukpembahasan RUU tentang Rahasia Negara (RN), pertentangan antara kedua rancanganundang-undang ini menjadi pembahasan yang alot karena saling bertolak belakang.Menurut Djoko Susilo (anggota DPR dari Fraksi Reformasi) bahwa RUU Rahasia Negaramenganit rezim kerahasiaan, negara mengatur hal-hal yang dianggap rahasia. SebaliknyaRUU KMIP menganut rezim keterbukaan, artinya semua informasi pada prinsipnyadapat diakses publik, kecuali informasi yang dianggap rahasia (Kompas, 13 Maret2002:6). RUU Rahasia Negara pertama kali digagas oleh Lembaga Sandi Negara tahun2002 yang dalam tugas pokoknya adalah bidang persandian menyangkut kerahasiaannegara; kemudian RUU Rahasia Negara ini dibahas Departemen Pertahanan. MenteriPertahanan Juwono Sudarsono menyatakan bahwa pemerintah dan negara perlu diberikeleluasaan merahasiakan beberapa kebijakannya agar tidak selalu didikte ataudicampurtangani banyak pihak. Jika tidak, yang muncul nanti pemerintahan mobokrasi,berdasarkan gerombolan (mob). (Kompas, 14 Juni 2006:8)Pro Kontra terhadap pembahsan RUU Rahasia Negara dan RUU KMIPmerupakan bukti bahwa kebebasan serta kerahasiaan terhadap suatu informasi sulit© Sub Bagian Publikasi dan DokumentasiArsip Nasional Republik Indonesiaditentukan batasannya karena berada pada dua kutub yang berbeda. Pembahasannyamemerlukan waktu yang cukup lama karena menyangkut dua kepentingan yangberseberangan. Sebenarnya di dalam RUU KMIP sendiri juga telah dicantumkan tentangpengecualian kebebasan yang meliputi Rahasia Negara (proses penegakan hukum,pertahanan keamanan, system intelijen negara, system persandian negara, system intelijennegara, asset vital negara), Rahasia Instansi/Rahasia Jabatan, Rahasia Pribadi danRahasia Bisnis (Persaingan Usaha yang sehat, Hak atas Kekayaan Intelektual/HaKI). Halini karena kebebasan yang tidak bersifat mutlak sehingga hal-hal yang berkaitan denganrahasia negara, rahasia instansi/jabatan, rahasia pribadi dan rahasia bisnis juga diaturdalam KMIP. Namun pihak yang menggagas RUU Rahasia Negara tidak merasa puasdan merasa hal tersebut sangat penting sehingga harus diatur dalam undang-undangtersendiri. Sehingga sampai saat ini kedua RUU tersebut masih dalam tahap pembahasandi DPR dan masuk dalam prioritas program legislasi nasional 2005-2009, untuk tahun2005. Titik cerah pembahasan RUU KMIP mulai terlihat dengan diselesaikannyasebagaian besar daftar inventarisasi masalah. Diharapkan dengan undang-undang tersebutkehidupan pemerintahan lebih transparan, seperti menurut Hubert J Gijzen direkturrepresentative Unesco di Jakarta bahwa transparansi diyakini akan bermuara padapenguatan demokrasi dan tata pemerintahan yang lebih baik, dalam hal praktistransparansi dapat mengurangi korupsi.(Kompas, RUU KMIP Masih Hadapi TigaKendala, 8 Maret 2007:3)Jika dikaitkan dengan keberadaan arsip maka pembahasan kedua RUU tersebutsangat terkait khususnya dengan undang-undang kearsipan khususnya masalah aksesterhadap arsip baik statis maupun dinamis. Jika kedua RUU tersebut disyahkan akanberpengaruh terhadap Undang-undang Nomor 7 tahun1997, terutama pasal 11 terkaitdengan ketentuan pidana pembocoran isi naskah arsip dan mimiliki arsip dengan tidaksah. Oleh karena itu pembahasan RUU KMIP maupun RUU Rahasia Negara menjadipenting untuk mengikut sertakan pihak Arsip Nasional RI serta pihak ANRI harusproaktif dalam mengawal lahirnya kedua RUU tersebut.© Sub Bagian Publikasi dan DokumentasiArsip Nasional Republik IndonesiaHak Cipta (Copyright) dan AksesHak cipta cuga merupakan aspek legal yang harus dipertimbangkan dalam aksesinformasi. Banyak pemahaman masyarakat bahkan di kalangan akademisi bahwa arsiptidak memiliki hak cipta. Hal ini juga terlihat pada pasal tentang obyek hak cipta padaUndang–undang hak cipta Nomor 12 Tahun 1997 pasal 11, bahwa arsip tidak disebutkansecara ekisplisit sebagai karya yang dilindungi. Hanya disebutkan pada poin (1).. ciptaanyang dilindungi adalah ciptaan dalam bidang ilmu pengetahuan, seni dan sastra yangmeliputi : a. buku, program computer, pamplet, susunan perwajahan karya tulis yangditerbitkan, dan semua hasil karya tulis lainnya. Jadi arsip baik dinamis maupun statistidak tercantum sebagai objek hak cipta.Pemahaman masyarakat tentang hak cipta umumnya juga hanya terkait denganhak ekonomi atau materi, padahal hal cipta juga terdapat hak moral. Suatu ciptaan secaraekonomi dapat dijual, namun hak moral melekat pada sipencipta. Sehingga malaupunsuatu hak cipta sudah dijual, namun kewajiban untuk mencantumkan nama si penciptaharus tetap dilakukan.Bagaimana dengan hak cipta terhadap arsip? Dari obyek hak cipta dalam undangundanghak cipta memang tidak tercantum bahwa arsip salah satu dari objek hak cipta.Hanya disebutkan bahwa obyek hak cipta termasuk ‘semua hasil karya tulis lainnya’.Namun sebenarnya arsip baik dinamis maupun statis memiliki hak cipta (copyrightedmaterial). Di Australia dalam Archives Act 1983 pada bagian akses sudah disinggungmasalah intelellectual property right, dimana salah satunya adalah hak cipta.Dalam Undang-undang Kearsipan UU No. 7/1971 juga belum dibahasmengenai hak cipta berkaitan dengan akses arsip. Aturan tentang hak cipta dalam aksesterhadap arsip penting karena menjembatani kepentingan kepentingan pemilik denganpengguna arsip. Untuk arsip statis yang umumnya sudah terbuka, dalam sarana temukembali atau jalan masuk (finding aid) juga dicantumkan syarat akses berkaitan denganhak cipta. Hal ini akan mempermudah layanan di ruang baca kepada pengguna. Bahkandalam Isad (G) juga dipersyaratkan tentang aspek legal hak cipta yaitu pada point 3.4. 2tentang syarta reproduksi arsip (condition governing reproduction). (InternationalStandard Archival Description (General), Second Edition, diadopsi oleh komite DeskripsiStandar, Stokholm, Swedia, Sept. 1999)© Sub Bagian Publikasi dan DokumentasiArsip Nasional Republik IndonesiaDaftar BacaanBull, Access to Information Legal Aspect, Citra XXXII, 1997.Eric Katelaar, Archival and Records Management Legislation and Regulation: a RAMPStudy with Guidelines, General Information Proggramme and INISISTUNESCO, Paris, 1985.Kompas, Hak Masyarakat Peroleh Informasi Harus Dijamin, 31 Agustus 2000; 8Kompas, RUU Kebebasan Informasi, Masyarakat Perlu Lakukan Counter Intelligence”5 Februari 2002;19.Kompas, Dikhawatirkan RUU Rahasia Negara Dahului RUU Kebebasan Informasi, 13Maret 2002:6).Kompas, Kontroversi RUU Rahasia Negara dan KMIP, 14 Juni 2006)Kompas, RUU KMIP Masih Hadapi Tiga Kendala, 8 Maret 2007:3)Sulastio, Jalan Panjang untuk Mewujudkan Kebebasan memperoleh Informasi, makalahpada Diskusi KMIP di Universitas Petra Surabaya, 8 Februari 2006).

 326

© 2017 ~ Bidang Kearsipan, Diskominfoarpus Kota Cimahi